Rétro-planning — Atelier Dupont
Événement du 1er au 30 juin 2026
Informations générales
| Élément | Détail |
|---|---|
| Nom de l'événement | Atelier Dupont |
| Période | 1er au 30 juin 2026 |
| Durée | 30 jours |
| Chef de projet | Responsable événementiel |
| Date de lancement de la planification | Semaine du 2 février 2026 |
Jalons clés
- 2 février 2026 — Lancement officiel du projet
- 27 février 2026 — Validation du concept et du budget
- 20 mars 2026 — Contrats prestataires signés
- 10 avril 2026 — Programme et contenus validés
- 30 avril 2026 — Supports de communication diffusés
- 15 mai 2026 — Logistique finalisée, équipe briefée
- 25 mai 2026 — Répétition générale et validation finale
- 1er juin 2026 — Ouverture de l'Atelier Dupont
- 30 juin 2026 — Clôture et bilan
Planning semaine par semaine
Semaine 1 — 2 au 6 février 2026
Phase : Cadrage du projet
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Réunion de lancement avec les parties prenantes | Chef de projet | Réalisé |
| Définition des objectifs, du format et du public cible | Direction + Chef de projet | Réalisé |
| Élaboration du budget prévisionnel | Responsable administratif | Réalisé |
| Identification des prestataires potentiels (traiteur, sono, décoration) | Chef de projet | Réalisé |
| Création du répertoire partagé et des outils de suivi | Assistant de projet | Réalisé |
Semaine 2 — 9 au 13 février 2026
Phase : Cadrage du projet (suite)
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Visite et réservation du lieu (confirmation de disponibilité) | Chef de projet | Réalisé |
| Rédaction du cahier des charges prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Première liste des intervenants et animateurs pressentis | Responsable programme | Réalisé |
| Définition du calendrier de communication | Chargé de communication | Réalisé |
| Validation interne du budget prévisionnel | Direction | Réalisé |
🔷 Jalon — Concept et périmètre validés en interne
Semaine 3 — 16 au 20 février 2026
Phase : Sélection des prestataires
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Envoi des appels d'offres aux prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Rédaction et envoi des invitations aux intervenants | Responsable programme | Réalisé |
| Ouverture des inscriptions participants (formulaire en ligne) | Chargé de communication | Réalisé |
| Conception de l'identité visuelle de l'événement | Graphiste | En cours |
| Rédaction du plan de communication (réseaux sociaux, courriel, affichage) | Chargé de communication | Réalisé |
Semaine 4 — 23 au 27 février 2026
Phase : Sélection des prestataires (suite)
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Réception et analyse des devis prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Sélection du traiteur, du prestataire sonorisation et de la décoration | Chef de projet + Direction | Réalisé |
| Confirmation de la participation des intervenants | Responsable programme | Réalisé |
| Première version du programme journalier | Responsable programme | Réalisé |
| Validation de l'identité visuelle | Direction | Réalisé |
🔷 Jalon — Budget et concept validés définitivement
Semaine 5 — 2 au 6 mars 2026
Phase : Contractualisation
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Envoi des contrats aux prestataires retenus | Responsable administratif | Réalisé |
| Négociation et finalisation des conditions contractuelles | Chef de projet | Réalisé |
| Création des supports de communication (affiche, bannière numérique, courriel) | Graphiste | Réalisé |
| Mise en place d'une page dédiée à l'événement (site web ou page intranet) | Chargé de communication | Réalisé |
| Suivi des inscriptions participants — première relance | Chargé de communication | Réalisé |
Semaine 6 — 9 au 13 mars 2026
Phase : Contractualisation (suite)
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Réception des contrats signés par les prestataires | Responsable administratif | Réalisé |
| Versement des acomptes prestataires | Responsable administratif | Réalisé |
| Finalisation du programme avec les intervenants | Responsable programme | Réalisé |
| Lancement de la communication externe (premier envoi courriel, réseaux sociaux) | Chargé de communication | Réalisé |
| Constitution de l'équipe bénévoles et hôtes d'accueil | Chef de projet | Réalisé |
Semaine 7 — 16 au 20 mars 2026
Phase : Production
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Signature de la convention de mise à disposition du lieu | Chef de projet | Réalisé |
| Collecte des biographies et visuels des intervenants | Responsable programme | Réalisé |
| Création du livret participant (programme, plan du site, règlement intérieur) | Graphiste + Chargé de communication | Réalisé |
| Suivi des inscriptions — deuxième relance ciblée | Chargé de communication | Réalisé |
| Vérification des autorisations administratives (préfecture, SACEM si musique) | Responsable administratif | Réalisé |
🔷 Jalon — Contrats prestataires entièrement signés
Semaine 8 — 23 au 27 mars 2026
Phase : Production
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Deuxième vague de communication (rappel d'inscription, réseaux sociaux) | Chargé de communication | Réalisé |
| Confirmation du plan d'installation du lieu (scène, mobilier, signalétique) | Chef de projet + Prestataire décoration | Réalisé |
| Rédaction du guide à destination de l'équipe organisatrice | Chef de projet | Réalisé |
| Commande des fournitures (badges, blocs-notes, stylos, supports d'affichage) | Assistant de projet | Réalisé |
| Révision du budget — état des engagements financiers | Responsable administratif | Réalisé |
Semaine 9 — 30 mars au 3 avril 2026
Phase : Production
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Réunion de coordination avec l'ensemble des prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Validation du plan de sécurité et des consignes d'évacuation | Chef de projet + Gestionnaire du lieu | Réalisé |
| Préparation des kits d'accueil participants | Assistant de projet | Réalisé |
| Rédaction des fiches de poste pour les bénévoles et hôtes d'accueil | Chef de projet | Réalisé |
| Mise à jour du site événementiel (programme complet, intervenants) | Chargé de communication | Réalisé |
Semaine 10 — 6 au 10 avril 2026
Phase : Contenu et programme
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Validation définitive du programme par la Direction | Direction + Responsable programme | Réalisé |
| Envoi du programme final aux intervenants | Responsable programme | Réalisé |
| Impression du livret participant et des supports papier | Prestataire impression | Réalisé |
| Troisième vague de communication (programme complet dévoilé) | Chargé de communication | Réalisé |
| Bilan des inscriptions — fermeture des inscriptions en ligne prévue fin avril | Chargé de communication | En cours |
🔷 Jalon — Programme et contenus validés
Semaine 11 — 13 au 17 avril 2026
Phase : Logistique opérationnelle
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Confirmation des besoins techniques auprès du prestataire sonorisation | Chef de projet | Réalisé |
| Plan de circulation et fléchage du lieu finalisé | Assistant de projet | Réalisé |
| Gestion des demandes spécifiques des participants (accessibilité, régimes alimentaires) | Chargé de communication | Réalisé |
| Réservation des hébergements pour les intervenants extérieurs | Responsable administratif | Réalisé |
| Point d'avancement budgétaire avec la Direction | Responsable administratif | Réalisé |
Semaine 12 — 20 au 24 avril 2026
Phase : Logistique opérationnelle (suite)
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Fermeture des inscriptions participants | Chargé de communication | Réalisé |
| Transmission de la liste définitive des participants au traiteur | Chef de projet | Réalisé |
| Vérification et commande des équipements manquants | Assistant de projet | Réalisé |
| Briefing intermédiaire de l'équipe organisatrice | Chef de projet | Réalisé |
| Préparation du rétroprojecteur, du matériel audiovisuel et des connexions réseau | Prestataire technique | Réalisé |
Semaine 13 — 27 avril au 1er mai 2026
Phase : Communication finale et préparation terrain
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Envoi du courriel de confirmation aux participants inscrits | Chargé de communication | Réalisé |
| Diffusion de la signalétique imprimée (bannières, panneaux directionnels) | Assistant de projet | Réalisé |
| Réception et vérification des fournitures commandées | Assistant de projet | Réalisé |
| Confirmation finale auprès de chaque intervenant (horaires, besoins techniques) | Responsable programme | Réalisé |
| Recrutement d'un photographe pour la couverture de l'événement | Chef de projet | Réalisé |
🔷 Jalon — Supports de communication diffusés
Semaine 14 — 4 au 8 mai 2026
Phase : Préparation terrain
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Installation de la signalétique sur le site | Assistant de projet | Réalisé |
| Remise du guide organisateur à chaque membre de l'équipe | Chef de projet | Réalisé |
| Vérification des livraisons (mobilier, matériel de décoration) | Chef de projet | Réalisé |
| Mise en place du système de gestion des badges et de l'émargement | Assistant de projet | Réalisé |
| Rappel aux participants : programme, accès, stationnement | Chargé de communication | Réalisé |
Semaine 15 — 11 au 15 mai 2026
Phase : Logistique finale
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Réunion de coordination finale avec tous les prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Transmission du plan de sécurité à l'équipe et aux prestataires | Chef de projet | Réalisé |
| Vérification du bon état du matériel technique (micros, vidéoprojecteurs, câblages) | Prestataire sonorisation | Réalisé |
| Dernier point budgétaire — solde des prestataires | Responsable administratif | Réalisé |
| Constitution des pochettes d'accueil (badge, programme, livret, stylo) | Assistant de projet | Réalisé |
🔷 Jalon — Logistique finalisée, équipe briefée
Semaine 16 — 18 au 22 mai 2026
Phase : Répétitions et tests
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Test technique complet du matériel audiovisuel | Prestataire sonorisation | Réalisé |
| Briefing général de l'équipe : rôles, consignes, timing | Chef de projet | Réalisé |
| Répétition de l'installation et du désinstallation du mobilier | Assistant de projet + Prestataire décoration | Réalisé |
| Vérification des accès et de la sécurité du site | Chef de projet + Gestionnaire du lieu | Réalisé |
| Envoi du dernier rappel aux participants (J-10) | Chargé de communication | Réalisé |
Semaine 17 — 25 au 29 mai 2026
Phase : Répétition générale et validation finale
| Tâche | Responsable | Statut cible |
|---|---|---|
| Répétition générale avec les intervenants principaux | Responsable programme | Réalisé |
| Vérification finale de la décoration et de l'aménagement du lieu | Chef de projet | Réalisé |
| Confirmation de la commande traiteur (quantités et menus définitifs) | Chef de projet | Réalisé |
| Réunion de clôture pré-événement avec la Direction | Chef de projet + Direction | Réalisé |
| Préparation du dossier de presse et des photos d'illustration | Chargé de communication | Réalisé |
🔷 Jalon — Répétition générale validée, événement prêt à lancer
31 mai 2026 — Jour J-1
Phase : Installation
| Tâche | Responsable |
|---|---|
| Installation complète du mobilier, de la décoration et de la signalétique | Prestataire décoration + Assistant de projet |
| Installation et test du matériel sonore et audiovisuel | Prestataire sonorisation |
| Livraison et vérification de la dotation traiteur | Traiteur |
| Briefing de dernière minute avec l'ensemble de l'équipe | Chef de projet |
| Accueil et installation des intervenants arrivant la veille | Responsable programme |
1er au 30 juin 2026 — Jours J à J+29
Phase : Déroulement de l'événement
| Tâche quotidienne | Responsable |
|---|---|
| Accueil des participants, remise des pochettes et émargement | Équipe d'accueil |
| Coordination des intervenants et respect du programme | Responsable programme |
| Gestion technique en temps réel (son, vidéo, connexion) | Prestataire sonorisation |
| Suivi logistique (réassort consommables, gestion des espaces) | Assistant de projet |
| Communication en temps réel (publications sur les réseaux sociaux, photos) | Chargé de communication |
| Gestion des imprévus et point quotidien de l'équipe | Chef de projet |
| Couverture photographique et vidéo | Photographe |
🔷 Jalon — Ouverture officielle le 1er juin 2026
Semaine du 29 juin au 4 juillet 2026
Phase : Clôture et bilan
| Tâche | Responsable |
|---|---|
| Désinstallation du matériel et restitution du lieu | Prestataires + Assistant de projet |
| Collecte des questionnaires de satisfaction participants | Chargé de communication |
| Archivage des photos, vidéos et documents de l'événement | Chargé de communication |
| Solde définitif des prestataires et réconciliation budgétaire | Responsable administratif |
| Rédaction du rapport de bilan (fréquentation, retours, points d'amélioration) | Chef de projet |
| Réunion de debriefing avec la Direction et l'équipe | Chef de projet + Direction |
| Envoi d'un courriel de remerciement aux participants et intervenants | Chargé de communication |
🔷 Jalon — Bilan remis à la Direction
Récapitulatif des jalons
| Date | Jalon |
|---|---|
| 27 février 2026 | Concept, périmètre et budget validés |
| 20 mars 2026 | Contrats prestataires entièrement signés |
| 10 avril 2026 | Programme et contenus validés |
| 30 avril 2026 | Supports de communication diffusés |
| 15 mai 2026 | Logistique finalisée, équipe briefée |
| 25 mai 2026 | Répétition générale validée |
| 31 mai 2026 | Installation complète du site |
| 1er juin 2026 | Ouverture de l'Atelier Dupont |
| 30 juin 2026 | Clôture de l'événement |
| 4 juillet 2026 | Bilan remis à la Direction |
Équipe type et responsabilités
| Fonction | Périmètre principal |
|---|---|
| Chef de projet | Coordination globale, prestataires, planning, arbitrages |
| Responsable administratif | Budget, contrats, paiements, autorisations |
| Responsable programme | Intervenants, contenu, déroulé pédagogique |
| Chargé de communication | Supports visuels, réseaux sociaux, courriels, inscriptions |
| Graphiste | Identité visuelle, affiche, bannière, livret, mise en page |
| Assistant de projet | Logistique terrain, fournitures, badges, signalétique |
| Prestataire sonorisation | Installation et exploitation technique audiovisuelle |
| Prestataire décoration | Aménagement et désinstallation du lieu |
| Traiteur | Restauration et pauses sur toute la durée de l'événement |
| Photographe | Couverture visuelle de l'ensemble des journées |
Points de vigilance
- Autorisations administratives : vérifier les délais de la préfecture et les droits de diffusion musicale auprès de la SACEM dès la semaine du 16 mars, soit dix semaines avant l'ouverture.
- Gestion des désistements : prévoir une liste d'attente dès la fermeture des inscriptions afin de maintenir le taux de remplissage.
- Météo et plan B : si une partie de l'Atelier Dupont se déroule en extérieur, définir un espace de repli intérieur avant le 15 mai.
- Communication de crise : rédiger un message type en cas d'annulation ou de report, validé par la Direction avant le 1er juin.
- Suivi financier : actualiser le tableau de bord budgétaire à chaque règlement prestataire afin d'éviter tout dépassement.
L'Atelier Dupont bénéficie ainsi d'un cadre de préparation structuré sur seize semaines, permettant à chaque membre de l'équipe de connaître précisément ses échéances, ses responsabilités et les jalons à respecter pour garantir un événement fluide du 1er au 30 juin 2026.