Documentation technique — Espace client numérique

Menuiserie Artisanale Bertrand & Fils · Lyon

Sommaire

• Présentation de la solution
• Prérequis techniques
• Installation et mise en route
• Fonctionnalités pas à pas
• FAQ et dépannage
• Glossaire

Présentation de la solution

Fondée en 2018 à Lyon, la menuiserie Bertrand & Fils compte aujourd'hui douze collaborateurs spécialisés dans la création de mobilier sur mesure haut de gamme. Forte d'une clientèle exigeante — particuliers, architectes d'intérieur et promoteurs immobiliers — l'entreprise a engagé en 2023 un virage numérique structuré autour d'un espace client dédié.

Cet espace client est une plateforme web sécurisée, accessible depuis n'importe quel navigateur, qui centralise l'ensemble du parcours de commande : demande de devis, suivi de fabrication en atelier, validation des plans, signature électronique des bons de commande et archivage des documents contractuels. Il remplace les échanges par courriel dispersés et les classeurs papier, au profit d'un tableau de bord unique et traçable.

Objectifs de la plateforme :

• Réduire le délai moyen de validation d'un devis de dix jours à quarante-huit heures.
• Offrir une visibilité en temps réel sur l'avancement de chaque projet.
• Renforcer la confiance des clients grâce à un interlocuteur numérique permanent.
• Soutenir la croissance commerciale en libérant du temps administratif pour les équipes.

Ce document s'adresse aux clients de Bertrand & Fils. Il vous guide, pas à pas, depuis la création de votre compte jusqu'à la réception de vos documents finaux.

Prérequis techniques

Avant de vous connecter à l'espace client, vérifiez que votre environnement satisfait aux conditions suivantes.

Matériel

La navigation sur smartphone est possible et optimisée ; pour la lecture des plans techniques et la signature des documents, un ordinateur ou une tablette est toutefois conseillé.

Logiciels et connexion

• Navigateur web : Google Chrome version 110 ou supérieure, Mozilla Firefox version 108 ou supérieure, Safari version 16 ou supérieure, Microsoft Edge version 110 ou supérieure.
• Connexion internet : débit minimum de 5 Mbits par seconde pour le chargement des plans en haute résolution.
• Lecteur de fichiers PDF : intégré aux navigateurs récents ; aucune installation supplémentaire n'est requise.
• Activation des cookies de session : nécessaire pour maintenir votre connexion active.

Compte de messagerie

Une adresse électronique valide et consultée régulièrement est indispensable. Elle sert d'identifiant unique et reçoit les notifications de progression de votre projet.

Installation et mise en route

L'espace client ne nécessite aucune installation de logiciel. Il fonctionne entièrement depuis un navigateur web.

Étape 1 — Recevoir votre invitation

Après votre premier contact avec l'équipe de Bertrand & Fils, vous recevez un courriel intitulé « Votre espace projet Bertrand & Fils est prêt ». Il provient de l'adresse projets@bertrand-menuiserie.fr. Vérifiez votre dossier indésirables si ce message n'apparaît pas dans votre boîte principale.

Étape 2 — Créer votre mot de passe

1. Cliquez sur le bouton Activer mon compte présent dans le courriel.
2. Vous êtes redirigé vers la page de création de mot de passe.
3. Choisissez un mot de passe d'au moins douze caractères, combinant lettres majuscules, minuscules, chiffres et un caractère spécial (exemple : Menuiserie@Lyon2024).
4. Confirmez le mot de passe, puis cliquez sur Valider.

Le lien d'activation est valable soixante-douze heures. Au-delà, contactez votre chargé de projet pour qu'il vous en envoie un nouveau.

Étape 3 — Se connecter

Rendez-vous à l'adresse client.bertrand-menuiserie.fr. Saisissez votre adresse électronique et le mot de passe choisi, puis cliquez sur Connexion. La session reste active pendant quatre heures d'inactivité, après quoi vous devez vous reconnecter.

Étape 4 — Découvrir le tableau de bord

À la première connexion, un court didacticiel en cinq écrans présente les zones principales de l'interface. Vous pouvez le rejouer à tout moment via le menu Aide > Visite guidée.

Fonctionnalités pas à pas

1. Déposer une demande de devis

1. Depuis le tableau de bord, cliquez sur Nouveau projet.
2. Renseignez les informations de base : intitulé du projet (ex. : Bibliothèque sur mesure - Salon), type de mobilier, essence de bois souhaitée, dimensions approximatives.
3. Ajoutez des fichiers d'inspiration (photos, croquis, plans d'architecte) en glissant-déposant vos documents dans la zone prévue. Formats acceptés : JPG, PNG, PDF, DWG, jusqu'à 25 Mo par fichier.
4. Précisez votre délai souhaité et vos contraintes d'installation (étage, ascenseur, accès).
5. Cliquez sur Envoyer la demande. Un accusé de réception apparaît à l'écran et est simultanément envoyé par courriel.

L'équipe s'engage à revenir vers vous sous quarante-huit heures ouvrées avec un premier retour ou une demande de précisions.

2. Consulter et valider un devis

Lorsque votre devis est prêt, vous recevez une notification par courriel. Dans votre espace :

1. Accédez à l'onglet Devis de votre projet.
2. Le document est affiché directement dans le navigateur. Vous pouvez aussi le télécharger au format PDF.
3. Parcourez les lignes de détail : matériaux, finitions, quincaillerie, délai de fabrication, conditions de paiement.
4. Trois actions sont disponibles : Valider, Demander une modification, Refuser.
   • Valider : déclenche la signature électronique (voir section suivante).
   • Demander une modification : ouvre un champ de commentaire libre. Votre message est transmis immédiatement au chargé de projet.
   • Refuser : le devis est archivé. Vous pouvez relancer une nouvelle demande à tout moment.

3. Signer électroniquement un document

La signature électronique est conforme au règlement européen eIDAS et a valeur juridique équivalente à une signature manuscrite.

1. Cliquez sur Valider le devis puis sur Signer le document.
2. Saisissez le code à six chiffres reçu par SMS sur le numéro de téléphone enregistré dans votre profil.
3. Votre signature est apposée automatiquement. Un exemplaire signé est téléchargeable immédiatement dans l'onglet Documents.
4. Bertrand & Fils reçoit une notification et programme votre projet dans le planning atelier.

4. Suivre la fabrication en atelier

L'onglet Avancement affiche un indicateur de progression découpé en cinq phases :

À chaque changement de phase, une notification vous est envoyée. Des photos d'atelier peuvent être partagées par le menuisier via le fil de discussion intégré.

5. Échanger avec votre chargé de projet

Le fil de discussion est accessible depuis chaque projet. Il remplace les échanges par courriel et conserve l'historique complet de la collaboration.

• Rédigez votre message dans le champ en bas de page, ajoutez une pièce jointe si nécessaire, puis appuyez sur Envoyer.
• Les messages sont horodatés. Le délai de réponse de l'équipe est de vingt-quatre heures ouvrées maximum.
• Vous pouvez activer les notifications par courriel pour chaque nouveau message via Mon profil > Notifications.

6. Télécharger et archiver vos documents

L'onglet Documents centralise tous les fichiers liés à votre projet : devis signé, bon de commande, plans techniques, certificats d'origine des bois, factures et procès-verbal de réception. Chaque document est conservé pendant dix ans conformément à la réglementation française. Vous pouvez télécharger l'ensemble du dossier en un clic via Télécharger tout le projet (ZIP).

FAQ et dépannage

Je n'ai pas reçu le courriel d'invitation. Vérifiez votre dossier indésirables ou courrier indésiré. Si le message n'y figure pas, contactez votre chargé de projet par téléphone au 04 72 34 56 78 ou par courriel à projets@bertrand-menuiserie.fr pour qu'il renvoie l'invitation.

J'ai oublié mon mot de passe. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?, saisissez votre adresse électronique et suivez les instructions reçues par courriel. Le lien de réinitialisation est valable trente minutes.

Le lien d'activation a expiré. Le lien est valable soixante-douze heures. Si vous n'avez pas pu l'utiliser dans ce délai, demandez un renvoi à votre chargé de projet.

Je ne peux pas télécharger mes fichiers, le chargement tourne indéfiniment. Vérifiez votre connexion internet. Essayez de vider le cache de votre navigateur (raccourci habituel : Ctrl + Maj + Suppr sur Windows, Cmd + Maj + Suppr sur Mac). Si le problème persiste, essayez un autre navigateur.

Le code SMS pour la signature électronique n'est pas arrivé. Attendez deux minutes, puis cliquez sur Renvoyer le code. Vérifiez que le numéro de téléphone dans votre profil est correct. En cas de déplacement à l'étranger, l'envoi de SMS peut être retardé de quelques minutes.

Je souhaite modifier mon adresse électronique ou mon numéro de téléphone. Accédez à Mon profil > Informations personnelles, modifiez le champ concerné et cliquez sur Enregistrer. Un courriel de confirmation est envoyé à la nouvelle adresse avant que le changement soit effectif.

Je vois un message d'erreur « Session expirée ». Votre session s'est fermée après quatre heures d'inactivité. Reconnectez-vous avec vos identifiants. Aucune donnée n'est perdue.

Puis-je partager mon accès avec un tiers (architecte, décorateur) ? L'espace client est personnel et non partageable. Si un professionnel doit consulter vos documents, téléchargez les fichiers concernés et transmettez-les directement. Une fonctionnalité d'accès collaborateur est en cours de développement pour une mise en ligne prévue au premier trimestre 2025.

Comment récupérer mes documents si je n'ai plus accès à mon compte ? Contactez directement l'équipe Bertrand & Fils. Après vérification de votre identité, un accès temporaire ou un envoi sécurisé des documents sera organisé dans les vingt-quatre heures.

Glossaire

Bon de commande Document contractuel qui confirme les conditions définitives d'un projet : description précise du mobilier, délai de fabrication, prix et modalités de paiement. Il est signé électroniquement par le client et le menuisier.

Cache navigateur Espace de stockage temporaire dans lequel votre navigateur enregistre les données des sites visités pour accélérer leur chargement. Il peut parfois contenir des données obsolètes qu'il convient de vider en cas de dysfonctionnement.

Certificat d'origine des bois Document attestant la provenance légale et durable des essences utilisées pour la fabrication de votre mobilier, conformément à la réglementation européenne sur le bois.

eIDAS Règlement européen n° 910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance. Il définit le cadre légal de la signature électronique dans l'Union européenne et lui confère une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite.

Essence de bois Variété botanique de l'arbre dont est issu le bois utilisé pour la fabrication (chêne, noyer, frêne, hêtre, etc.). Chaque essence présente des caractéristiques propres en termes de dureté, de grain, de couleur et de réaction aux finitions.

Fil de discussion Espace de messagerie intégré à chaque projet qui regroupe chronologiquement tous les échanges entre le client et l'équipe Bertrand & Fils. Il garantit la traçabilité complète des décisions prises au cours du projet.

Finition Ensemble des traitements de surface appliqués au mobilier après assemblage : ponçage, teinture, laque, huile ou cire. La finition détermine l'aspect visuel final et protège le bois dans le temps.

Notification Message automatique envoyé par courriel ou affiché dans l'espace client pour informer le client d'un événement lié à son projet : nouveau devis disponible, changement de phase de fabrication, message du chargé de projet.

Procès-verbal de réception Document signé lors de la livraison et de l'installation du mobilier, attestant que le client a pris possession de la commande dans les conditions prévues et qu'il confirme la conformité du mobilier livré.

Signature électronique Procédé sécurisé permettant de signer un document numérique avec une valeur juridique reconnue. Dans l'espace client Bertrand & Fils, elle repose sur une authentification par code SMS à usage unique.

SMS d'authentification Message texte contenant un code à six chiffres envoyé sur le téléphone mobile du client lors d'une signature électronique. Ce code garantit que la personne qui signe est bien le titulaire du compte.

Tableau de bord Page d'accueil personnalisée de l'espace client. Elle présente en un coup d'œil tous les projets en cours, les actions en attente et les dernières notifications.

Conclusion

L'espace client numérique de Bertrand & Fils a été conçu pour que chaque étape de votre projet — de la première esquisse jusqu'à la livraison de votre mobilier — soit simple, transparente et traçable. En centralisant devis, plans, échanges et documents sur une plateforme unique, il vous permet de suivre l'avancement de votre commande sans délai et d'interagir avec l'équipe de manière fluide, quel que soit votre emploi du temps.

Pour toute question non couverte par cette documentation, l'équipe reste joignable du lundi au vendredi de 8 h à 18 h au 04 72 34 56 78 ou à l'adresse projets@bertrand-menuiserie.fr.